「日付から年度を自動で表示したい」あるいは「年度ごとに集計を行いたい」と思ったことはないでしょうか。エクセルで年度を扱う際、関数を組み合わせることで入力する度に自動で判定できるようになります。この記事では、年度の判定方法や表示形式、会計年度の切り替え方法など、関数を使った実践的なテクニックを最新情報をもとにわかりやすく解説します。
エクセル 関数 年度 を判定する基本の方法
日付データから年度を判定する際の基本は、「いつ年度が始まるか」を明確にすることです。日本では多くが4月始まりであるため、1月～3月は前年の年度、4月～12月はその年の年度として扱われます。この判定に必要な関数として、YEAR関数、MONTH関数、IF関数の組み合わせが一般的です。どの月を年度のスタートとするか設定することで、他の始期にも柔軟に対応できます。
YEAR・MONTH・IF関数を使った年度判定の数式
日本の4月始まりの年度を想定すると、例えばB2セルに日付が入っている場合、以下の数式で年度を判定できます。
=IF(MONTH(B2)>=4, YEAR(B2), YEAR(B2)-1)
この数式では、MONTH(B2)で月を取得し、4月以降ならばYEAR(B2)、それ以前ならYEAR(B2)から1を引いて前年の年度として扱います。
TEXT関数を使って年度の表示形式を整える方法
年度を数値として算出できれば、TEXT関数で見た目を整えることが可能です。例として上記の数式結果を”2024年度”のように表示させたい場合は、以下のように書きます。
=TEXT(IF(MONTH(B2)>=4, YEAR(B2), YEAR(B2)-1), “0000年度”)
これでセルには数値ではなく文字列として「2024年度」などと表示されます。集計やフィルターにも対応しやすくなります。
年度開始月が異なる場合の調整
4月以外を年度の開始月としたいケースもあります。例えば会計年度が7月始まり、10月始まりといった場合、数式中の「4」の部分を開始月に合わせて変更すれば対応可能です。
例えば10月始まりならば=IF(MONTH(B2)>=10, YEAR(B2), YEAR(B2)-1)とします。こうすることで、10月～12月は当該年、それ以外は前年の年度を返す判定になります。
異なる関数を活用した応用的な年度計算方法
基本のIF関数による年度判定で多くのケースは対応できますが、大量のデータ処理や年度を基準にした複雑な集計、表示形式の統一などでは他の関数との組み合わせが効果的です。ここではEDATE関数を利用した方法や和暦対応方法、会計年度表示のカスタマイズなどを紹介します。
EDATE関数とYEAR関数で年度を求める方法
EDATE関数を使うと、指定した月数前あるいは後の日付を得ることができます。日本の4月始まりを例に説明すると、日付から3ヶ月前の日付を求め、その年を取ることで年度が判定できます。
具体的には=YEAR(EDATE(B2, -3))のようにします。これでB2が2025年2月なら3ヶ月前は2024年11月、これからYEAR関数で「2024」が年度として抽出されます。
和暦表示で年度を扱う場合の関数活用
日本では公的書類などで和暦が使われることが多く、年度も「令和6年度」のように表示したい場合があります。その際はDATE関数でその年度の開始日を生成し、TEXT関数の和暦指定書式を使うことで可能です。
例として、4月始まりの年度を和暦で表示するには、=TEXT(DATE(IF(MONTH(B2)>=4, YEAR(B2), YEAR(B2)-1), 4, 1), “ggge年度”)とします。
年度をキーにして集計や前年度比を取る方法
入力した年度データを元にSUMIFやSUMIFS、ピボットテーブルを使えば、年度別の合計や前年度との比較が簡単にできます。年度を別列に計算することで、フィルターやソートがしやすくなるため、集計の正確性が向上します。
また、年度を見た目だけ整える表示形式を使うと、集計・レポートで統一感が出ます。
エクセル 関数 年度 を実際に使うシーン別の具体例
日付データが多い業務や大量のファイルを扱う場面では、関数を使った年度判定は非常に力を発揮します。ここでは販売データの集計、人事データでの勤続年数計算、予算管理など、具体的な業務シーンに応じた使用例を見ていきます。
販売データでの売上を年度毎に集計する
例えば、取引日が入力されている列と売上金額がある列がある場合、別列に年度を判定させておき、その年度をキーにSUMIFS関数などで集計することで年度別売上が簡単に求められます。
フィルターで年度列を絞れば特定年度のデータだけを抽出でき、レポート作成に便利です。
人事データで入社日を基準とした勤続年度の判定
従業員の入社日から現在の年度を基準として勤続年数を年度単位で出すこともよくあります。
例えば、入社日が2022年5月なら、2025年4月から始まる年度で数えると、現在は2025年度として勤続3年度目と表現できます。年度を出す関数とDATEDIF関数を組み合わせて使うことが考えられます。
予算管理で会計年度が異なる会社への対応
会社によっては、年度開始月が4月以外、例えば7月や10月などの場合があります。その場合、IF・MONTH・YEARによる判定式を年度開始月に合わせて変更したり、EDATE関数を使って開始月との差分を算出して対応できます。
また、年度を表す数値として保持し、表示形式をTEXTで変えることで集計と見た目の両立ができます。
よくある疑問とトラブルシューティング
関数を使う過程で「意図した年度が出ない」「和暦表示が崩れる」などの問題が起きることがあります。ここでは代表的な悩みを取り上げ、解決策を提示します。
年度判定の境界日付で誤判定が起きるとき
例えば年度開始日の前日・当日で誤った年度が表示されることがあります。数式中の「>=」や「<=」の境界が正しいか、「MONTH関数」の条件と年度開始日が一致しているかを確認してください。
また、日付データが文字列として入力されていると関数が正しく動かないことがありますので、日付形式が正しく設定されているかも確認しましょう。
和暦表示がうまくいかないケース
TEXT関数と和暦指定書式を使う際、日付値がシリアル値で認識されていないと正しく表示されません。また、Excelの設定で和暦対応書式が古いバージョンの場合やロケール設定が異なる場合も想定されます。こうしたときはDATE関数で日付を明示的に生成し直すなどの対処が有効です。
年度開始月を簡単に変えたいが数式が複雑になるとき
年度開始月が可変である場合、「開始月をセルに入力し、それを参照する」方式にすることで数式の修正が最小限で済みます。
例えばセルに開始月を入力し、=IF(MONTH(B2)>=開始月, YEAR(B2), YEAR(B2)-1)のように参照することで、開始月を変えるだけで年度判定の切り替えができます。
まとめ
エクセルで年度を扱う際には、何月始まりの年度かを明確にし、IF関数、MONTH関数、YEAR関数を基本に使うことでどのようなケースにも対応できるようになります。EDATE関数やTEXT関数を組み合わせれば、年度の表示形式や和暦対応も自在です。
業務内容に応じて開始月を変更できるようにしておけば、異なる会計年度制度にも対応でき、集計やレポート作成の効率が格段に上がります。ぜひ関数を駆使して自動化と精度の高い年度データ活用を実現してください。
コメント